Исследование экспертного мнения
Источник: «Тайм-драйв», М., 2005.
Одна из основных проблем планирования и управления временем — необходимость привязывания задач к жёсткому времени исполнения, в то время как основная масса повседневных задач по своей природе гибка и нерегулярна.
- «Если встречу генерального директора – решить вопрос с выставлением счета клиенту».
- «Поеду домой – не забыть заехать в магазин».
- «Когда буду в банке, заодно сделать выписку счета».
- «Если позвонит Иванов из Альфы - спросить, когда он вернет подписанные документы».
Такие задачи зависят от времени, места, прочих внутренних и внешних обстоятельств свершения, других задач — условий, не учитывающихся в классических ежедневниках, чётко предписывающих задачи определённому фиксированному времени (дедлайну).
Выход — внедрение схемы гибкого (контекстного) планирования. Задачи, требующие гибкого планирования, Архангельский называет «кайросовыми».
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное для нас время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Пример реализации гибкого планирования — категории в ежедневниках. Это могут быть отдельные страницы или (в случае электронного todo-сервиса) отдельные вкладки или группы задач. Каждая категория связана с контекстом («в офисе», «во время прилива вдохновения», «перед сном») и содержит задачи, актуальные в соответствующем контексте. Предлагается сверяться со списком задач текущей категории при смене контекста в течение дня.
Другой вариант реализации — доска планирования, разграфлённая на области, соответствующие контекстам.
Вывод: todo-сервис не должен заставлять пользователя приписывать задачи определённому времени. Должны быть инструменты для описания зависимостей между задачами и «контексты» (теги, вкладки или отдельные списки задач).
Проблема: среди бесконечного потока ежедневных срочных задач трудно не потерять курс и не отставить задачи более важные, но менее срочные. По-настоящему важные вещи в жизни (например, здоровое питание) редко срочны.
Принцип «День–неделя» — один из способов держать среднесрочные и долгосрочные задачи под контролем.
- ДЕНЬ: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
- НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
- ГОД: долгосрочные задачи — все прочие.
Автор, однако, отмечает, что ключевым моментом в этом разделении является отнюдь не формальный план на день/неделю/год вперёд, но правила перемещения задач между разделами.
- Вечером каждого дня просматривается раздел «Неделя», из него самое актуальное переносится в раздел «День».
- В конце каждой недели просматривается раздел «Год», из него отбираются самые «созревшие» долгосрочные задачи и включаются в раздел «Неделя».
Следование этим простым правилам и регулярное просматривание раздела с долгосрочными задачами даёт гарантию, что нужная задача вспомнится в нужное время.
Вывод: todo-сервис должен позволять заводить несколько списков задач с разной степенью детализации.
Проблема: очень сложно угадать структуру системы в самом начале её построения. Всякая структура скорее всего окажется не верна или не достаточно точна, потому что строится при существенном недостатке информации.
В итоге рано или поздно должна произойти революция — старая структура уступит место новой. Это затратный процесс.
Гораздо проще выращивать структуру постепенно. В этом и состоит метод ограниченного хауса:
- Создаём «место хауса». Отправляем в него все новые или обнаруженные части будущей системы.
- Мысленно сравниваем «расходы на хаус» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).
- Когда «расходы на хаус» начинают значительно превышать «расходы на порядок», вычленяем самую просто отделяемую часть системы в самостоятельную единицу.
В ходе этого процесса структура системы будет образовываться органически и в результате окажется более продуманной.
Эти простота и удобство достигаются за счет того, что мы не пытались навязать жизни некий заранее и сразу придуманный единственно верный порядок. Мы сначала посмотрели, что проявилось само, и потом уже постепенно, пошагово это «заасфальтировали».
Вывод: в todo-сервисе должно быть весьма просто добавить новую задачу в некий общий список задач, не заботясь преждевременно о том, в какую папку её положить, какому времени назначить, какой тег присвоить.